Pengertian Staff Administrasi Tugas dan Tanggung Jawabnya

Anda yang sudah bekerja dalam sebuah Perusahaan, pasti sudah tahu tentang apa dan siapa saja yang ada didalam kantor ataupun ruang kerja. Biasanya dalam satu ruang kerja akan di isi oleh satu Divisi yang sudah diatur sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.

Divisi yang sudah diatur ini kemudian bekerja secara tim sesuai dengan jobdesk masing-masing karyawan. Biasanya dalam sebuah Divisi atau Tim pasti terdapat Supervisor, Manager, Akuntan Kas Besar, Akuntan Kas Kecil, Personalia dan Admin. Kesemua Staff tersebut memiliki jobdesk yang berbeda masing-masing sesuai dengan namanya. Dari seluruh staff yang ada, mungkin anda masih bingung dengan tugas bagian staff admin dalam sebuah kantor.

Sebelumnya harus anda pahami dulu pengertian administrasi yaitu sebuah kegiatan dua orang atau lebih yang dimana kegiatan tersebut merupakan satu tujuan bersama. Dari pengertian itu, dapat disimpulkan bahwa Staff Admin dalam perusahaan adalah posisi yang tidak dapat berjalan sendiri. Posisi staff admin dalam sebuah perkantoran sangat beragam, ada Staff Admin Umum, Staff Admin Perpajakan, Staff Admin Gudang, Staff Admin Delivery dan mungkin masih banyak lagi Staff Admin lain yang mungkin belum bisa disebutkan disini.

Tugas Staff Administrasi dalam Perusahaan

1. Filing/Rekap Data

Tentu ini menjadi tugas administrasi umum dalam sebuah kantor, filing data meliputi surat domisili, surat bukti transaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan, surat-surat berharga asset perusahaan. Hal ini sangat berbeda dengan tugas staff administrasi gudang yang jarang berhubungan dengan dunia kantor dan lebih berfokus pada lapangan.

Mungkin sebagian orang hanya memandang sepele tugas seorang admin, padahal ternyata pekerjaan ini juga membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar. Selain Merekap sebuah data perusahaan yang sudah ada sebelumnya, seorang administrator juga memiliki kewajiban untuk membuat data perusahaan. Data apakah itu? tentu saja data yang berkaitan dengan perusahaan.

2. Menjawab Telepon Masuk

Jangan anda kira tugas ini adalah tugas yang mudah, banyak orang yang tidak bisa berbicara ramah malah justru kikuk apabila berbicara lewat telepon. Sebagai seorang Administrator di perkantoran, staff admin harus paham posisinya sebagai penyedia baik pelayanan maupun jasa.

Maka dari itu dia harus memiliki kode etik yang ramah dalam menjawab segala telepon yang masuk ke perusahaan dan memang ada hubungannya dengan Direksi. Menjawab telepon masuk juga merupakan contoh tugas administrasi perkantoran dan dapat dikategorikan sebagai tugas rutin karena setiap hari seorang admin akan menerima telepon masuk baik itu untuk operasional perusahaan maupun telepon dari mitra perusahaan.

3. Pembuatan Surat

Tugas seorang Staff Admin yang selanjutnya adalah pembuatan surat keperluan kantor. Surat yang diurus oleh seorang staff admin biasanya bersifat resmi dan memang merupakan kebutuhan kantor. Beberapa surat yang menjadi tanggung jawab seorang staff admin diantaranya adalah surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat yang menjadi keperluan kantor.

Inilah yang dimaksud dengan pembuatan data, seorang admin disebuah perusahaan tentu akan biasa mendapatkan pekerjaan yang tidak terduga dari atasan, dan tentunya jika seorang admin belum pernah mengerjakan tugas yang diberikan atasan sebelumnya, maka dia wajib untuk belajar.

4. Melakukan Penjadwalan

Penjadwalan yang dilakukan oleh staff admin disebuah perusahaan adalah meliputi jadwal pertemuan tamu dengan kantor tempat dia bekerja. Penjadwalan yang dilakukan lebih bersifat universal dan bukan privat seperti penjadwalan yang dilakukan oleh sekretaris terhadap jadwal tamu dan direktur. Perlu anda ketahui bahwa penjadwalan yang bersivat universal ini malah justru lebih sering terjadi ketimbang penjadwalan bersivat privat yang biasa menjadi tugas sekretaris. Penjadwalan ini biasanya akan dilakukan bersama dengan klien yang memang telah dibuatkan hari untuk meet up bersamaan dengan klien lain agar bisa menjelaskan bentuk kerja sama kepada banyak klien secara kolektif.

5. Front Office

Selain di back office, seorang administrator juga dapat di tempatkan pada posisi front office. Karena memang pada posisi ini juga tidak dapat dijabatkan kepada orang yang sembarangan. Seorang yang berada di posisi front office harus pandai dan cakap berkomunikasi agar dapat mengkondisikan suasana serta pelayanan pada perusahaan tempat dia bekerja. Semua pekerjaan dan jobdesk yang ada di kantor dan perusahaan telah diatur sesuai dengan fungsinya masing-masing.

Keseluruhan fungsi tersebut tidak ada yang berada diatas ataupun dibawah, perlu anda ketahui bahwa semua bagian dan staff sama-sama bersinergi untuk mencapai keberhasilan yaitu memajukan dan mengembangkan perusahaan. Apabila ada satu bagian atau staff saja yang tidak balance, maka kantor akan menemui masalah dalam menjalankan visis dan misi perusahaan.

6. Memiliki Keahlian Lain

Selain beberapa tugas diatas, seorang admin perkantoran juga akan sangat terbantu jika dia memiliki keahlian lain dibidangnya, contohnya saja seperti keahlian mengoperasikan aplikasi autocad ataupun photoshop. Jika seorang admin memiliki keahlian tersebut maka dapat dipastikan dia akan sangat berguna dimata atasan. Jika kamu ingin menjadi seorang admin disebuah perusahaan maka tidak ada salahnya jika kamu mulai belajar mengoperasikan kedua aplikasi yang sangat dibutuhkan setiap perusahaan tersebut.

Seorang Staff Administrasi memang biasanya diambil dari segala jurusan, namun jangan salah bukan berarti kamu akan mudah bersaing. Justru sebaliknya, karena dari semua jurusan pesaingmu akan semakin banyak dan tentunya jika kamu ingin sukses mendapatkan posisi tersebut maka hal yang harus kamu lakukan adalah meningkatkan soft skill diluar dasar keilmuan yang kamu miliki.