Pengertian Staff Purchasing Tugas dan Tanggung Jawabnya

Terdapat banyak sekali tugas dan bagian dalam perusahaan, tugas tugas tersebut tentu memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda beda sesuai dengan jobdesk yang dibawa. Penentuan bagian dalam perusahaan ini juga tidak sembarangan, namun didasarkan dengan keahlian masing masing Sumber Daya Manusia yang ada. Sebagai contohnya sumber daya manusia dalam perusahaan yang memiliki kemampuan sosialisasi dan komunikasi yang baik biasanya akan ditempatkan pada posisi lapangan seperti marketing atau customer service dimana kedua bagian tersebut lebih sering berinteraksi dengan orang lain atau pelanggan.

Bagi seseorang yang tidak begitu pintar berkomunikasi, bukan berarti tidak tersisa bagian dalam perusahaan untuknya. Karena biasanya orang yang tidak pandai berkomunikasi lebih memiliki tingkat konsentrasi yang tinggi, perusahaan juga pasti tidak mau menyia nyiakan potensi tersebut dan menyediakan posisi dalam office untuk orang tersebut. Nah saat ini yang jadi pertanyaan dimanakah posisi yang sesuai untuk orang yang memiliki kemampuan rata rata atau bagus dalam berkomunikasi dan juga urusan dalam kantor? Apakah perusahaan tidak memiliki posisi untuk orang seperti itu? Tentu ada, karena kembali lagi bahwa perusahaan tidak akan menyia nyiakan seseorang yang memiliki potensi.

Seseorang yang memiliki kemampuan rata atau ahli dikedua bidang biasanya akan ditempatkan pada bagian yang mampu mendukung perusahaan dari dua sisi seperti staff operasional ataupun staff purchasing. Nah berhubung kemarin kita sudah membahas tentang tugas dan tanggung jawab staff operasional maka lebih bijak jika saat ini kita bahas tentang Tugas dan Tanggung Jawab Staff Purchasing dalam Perusahaan.

Tugas purchasing manager atau purchasing order adalah bertanggung jawab atas pemesanan barang atau keperluan perusahaan baik dalam kantor maupun luar kantor. Purchasing staff ini sendiri harus memiliki link atau kenalan yang bisa dipercaya untuk memesan barang perusahaan karena sudah pasti barang yang ada dalam maupun luar perusahaan akan dipesan secara berkala dan ini menjadi tanggung jawab mutlak staff purchasing.

Staff Pusrchasing bisa dikatakan sebagai manajer purchasing atau purchasing supervisor karena memang dalam urusan pemesanan seorang staff purchasing tidak memiliki bawahan lain selain dirinya sendiri jadi dia sendiri yang mengurusi segala keperluan yang menjadi tanggung jawabnya. Nah untuk tugas spesifik staff purchasing bisa kamu simak langsung dibawah ini agar tidak lebih lama penasaran.

Tugas dan Wewenang Purchasing Order

1. Melakukan Check

Tentu hal ini menjadi tugas mutlak staff purchasing, karena sebelum staff purchasing melakukan pemesanandia harus tahu barang apa yang sudah habis atau hampir habis dalam perusahaan. Meski pemesanan dilakuka secara berkala namun dalam perusahaan hal tersebut juga bersifat tidak pasti karena operasinal perusahaan juga tidak dapat diprediksi, oleh karena itu staff purchasing tidak boleh melakukan pemesanan sebelum memantau barang persediaan apa saja dalam perusahaan yang perlu dibeli.

2. Bertindak Cepat

Seorang purchashing order staff harus bisa bertindak cepat dalam memesan maupun memutuskan kepada siapa dia akan memesan. Bahkan seorang staff purchasing harus mampu melakukan pemesanan dengan cepat untuk barang yang belum masuk dalam prediksi untuk dipesan. Hal ini lah yang biasanya menjadi tantangan paling sering dialami oleh seorang staff purchasing dan tentunya yang paling harus dapat diselesaikan karena tentu tidak mudah menemukan pemasok barang yang sedia setiap saat kalaupun ada biasanya barang yang dipesan tidak sesuai dengan apa yang biasa dipakai oleh perusahaan. Hal ini akan mudah dilakukan oleh staff purchasing jika telah memiliki banyak link atau kenalan.

3. Ahli Bernegosiasi

Meskipun yang melakukan adalah perusahaan yang pasti memiliki nnilai kekayaan yang fantastis namun prinsip ekonomi pasti tetap diamalkan dimanapun dan kapanpun itu. Hal ini menjadi tugas staff purchasing harus ahli dalam masalah tawar menawar untuk barang yang akan dia beli. Jika dia memiliki pemasok dengan harga yang miring dibanding pemasok perusahaan lain, maka pihak perusahaan tempatnya bekerja akan percaya kepadanya dan posisi yang ditempati pasti akan menjadi miliknya seutuhnya.

4. Akurat

Jangan sampai seorang staff pemesanan melakuakn pembelian dalam jumlah banyak namun useless atau tidak terpakai dalam perusahaan, hal tersebut akan membuatnya mendapat penilaian negatif. Selain itu seorang staff purchasing juga dilarang keras untuk melakukan pembelian barang yang tidak berkualitas, karena hal tersebut juga akan memberikan dampak yang buruk terhadap karirnya dalam perusahaan. Oleh karena itu seorang staff purchasing harus memiliki akurasi yang tinggi ketika melakukan pemesanan baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

5. Menyimpan Data Pembelian

Segala hal yang ada dalam perusahaan pasti harus ada pertanggung jawabannya tidak terlepas juga segala kegiatan seorang staff purchasing harus dapat dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu ada baiknya seorang staff purchasing menyimpan data pembelian agar jika sewaktu waktu perusahaan membutuhkan data tidak akan membingungkannya. Hal tersebut juga berguna jika seorang staff purchasing tersebut ingin menggunakan jasa pemasok lama untuk melakukan pemesanan.

6. Memiliki Banyak Link

Seperti yang sudah disebutkan pada awal tulisan ini, bahwa memiliki banyak link akan sangat membantu pekerjaannya dalam perusahaan karena tidak semua pemasok memiliki stock yang ready untuk dirinya maka tidak ada salahnya meski telah memiliki pemasok yang terpercaya seorang staff purchasing harus tetap mencari referensi pemasok lain untuk mem back up ketika sewaktu waktu pemasok biasanya mengalami masalah. Selain itu, harga pemasok juga biasanya berubah ubah untuk mengantisipasi hal tersebut seorang staff purchasing harus dapat membandingkan harga dan kualitas dari pemasok lain agar pengeluaran perusahaan tetap stabil.

Demikian ulasan tentang Tugas dan Tanggung Jawab Staff Purchasing. Semoga setelah membaca tulisan ini kamu bisa mendapatkan ilmu dan wawasan baru yang berguna.