Pengertian Customer Service Tugas dan Tanggung Jawabnya

Satu hal yang harus kamu tahu bahwa baik dalam Perusahaan, LSM, Bank, Bandara bahkan sampai kantor pemerintahan tentu dan pasti ada seorang cutomer service dalam divisi kerjanya, pengertian cutomer service menurut para ahli sendiri mengacu pada kegiatan yang berfokus pada kepuasan pelanggan baik itu dengan memberikan informasi, mengatasi keluhan sampai memberikan pelayanan.

Syarat menjadi customer service biasanya tidak berpatok pada gender pria ataupun wanita, hanya saja jika kamu berminat menjadi customer service maka syarat pertama yang harus kamu miliki adalah kamu harus mampu tampil menarik karena ketika bekerja nantinya kamu harus berhadapan dengan banyak orang sehingga penampilan yang menarik menjadi syarat utama jika kamu ingin menjadi seorang customer service.

Selain harus memiliki penampilan yang menarik, untuk menjadi seorang customer service kamu juga harus smart dan humble, kembali kepada tugas utamanya bahwa job desk customer service akan berinteraksi dengan berbagai macam orang tentu kecerdasan dan keramahan akan sangat diprioritaskan.

Apabila melihat dari dua syarat yang ada diatas mungkin kamu berpikir bahwa tugas seorang customer service merupakan tugas yang sangat mudah, atau malah sebaliknya. Hal tersebut tentu saja sangat lumrah karena tidak semua pekerjaan bisa dijalankan oleh satu orang, ada pekerjaan yang cocok dan tidak cocok untuk kamu tergantung bagaimana sifat dan karakter kepribadian yang kamu miliki.

Standar Pelayanan Customer Service

1. Menerima dan Menyambut Tamu

Tempat atau posisi kerja seorang customer service adalah berada di bagian depan baik itu customer service bank, customer service bandara, customer service rumah sakit maupun customer service lainnya. Hal ini dikarenakan tugas seorang customer service adalah untuk menerima dan menyambut tamu sebelum akhirnya tamu yang datang diarahkan kepada tujuannya mendatangi kantor entah itu bertemu atasan ataupun sekedar menanyakan informasi.

Oleh karena itulah seorang customer service harus memiliki sifat yang ramah agar tamu yang datang merasa nyaman ketika berkomunikasi dengannya.

2. Membangun Hubungan Baik

Tamu yang datang biasanya tidak hanya sekali dua kali mengunjungi kantor, oleh karena itu setiap customer service harus bisa menjalin hubungan baik dengan tamu terlebih lagi jika bertugas sebagai customer service di bidang pelayanan seperti bank, rumah sakit, bandara ataupun provider jaringan seluler.

Khusus untuk seorang customer service bank, akan menjadi nilai plus jika kamu bisa menghafal nama dan keperluan tamu yang biasa datang mengunjungi bank tempatmu bekerja karena tamu yang datang tersebut tentu akan merasa lebih nyaman karena telah mengenal dan dikenal dalam lingkup bank dimana dia menjadi nasabah.

3. Memberikan Informasi

Menyampaikan informasi secara jelas dan mudah dipahami oleh tamu merupakan salah satu sikap customer service yang baik. Bagaimana tidak, pelanggan atau tamu sering mengeluhkan informasi kurang jelas disampaikan oleh seorang customer service sehingga mereka harus berulang kali mendatangi tempat dimana mereka ingin mengurus sesuatu. Masalah ini biasanya sering terjadi pada instansi pemerintahan dan juga perusahaan penyedia jasa pelayanan provider jaringan telepon.

Ini merupakan PR yang sangat berat untuk seorang customer service, oleh karena itu dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik untuk menjadi seorang customer service agar dapat memudahkan pekerjaan dan juga keperluan pelanggan.

4. Menjadi Komunikator

Tidak semua tamu datang karena ingin mengurus sesuatu, sering juga seorang tamu datang ke kantor hanya karena untuk mengambil suatu barang titipan dari atasan. Hal ini khusus untuk kamu yang ingin menjadi customer service diperusahaan, kamu harus cerdas dalam menjadi komunikator antara atasan perusahaan dan juga tamu yang datang ke kantormu.

Apa yang disampaikan atasanmu harus kamu sampaikan dengan jelas kepada tamu agar kamu juga tidak kena marah atasanmu serta apa yang dibutuhkan tamu perusahaanmu juga bisa kelar saat itu juga.

5. Menerima Keluhan

Jangan kamu kira menerima keluhan masalah atau curhatan adalah hanya menjadi tugas mama dedeh. Hal ini juga menjadi tugas rutin yang akan kamu hadapi ketika menjadi seorang CS. Biasanya customer service yang sering menerima keluhan dari pelanggan adalah customer service yang bekerja pada penyedia jasa layanan provider jaringan selular, padahal kesalahan yang terjadi sering kali karena keteloderan pelanggan itu sendiri tapi seorang customer service harus menanggung semua kronologi terjadinya sebuah masalah pelanggan itu.

Memang sedikit menjengkelkan, namun kamu juga akan mendapatkan banyak cerita yang menarik dari berbagai jenis pelanggan ketika menjadi customer service dibidang ini.

6. Sabar dan Sumeh

Sumeh dalam bahasa jawa berarti murah senyum, ada yang bilang hadapi semua dengan senyuman, sepertinya kalimat ini sangat cocok ditujukan kepada customer service. Karena sumeh menjadi bagian tugas kerja yang harus ditaati oleh setiap customer service, selain sumeh seorang CS juga harus sabar karena banyak sekali kita temui seorang customer service dengan tingkat profesionalisme kerja yang rendah sangat tidak elok untuk dilihat.

Contohnya bisa kita lihat dari sikap customer service jika menghadapi nasabah yang banyak menuntut, tidak sedikit dari mereka malah ikut marah dan memberikan tanggapan yang tidak menyenangkan pada pelanggan. Meski merasa jengkel, seorang CS dilarang keras untuk membalas keluhan pelanggan dengan sikap yang kurang meyenangkan.

Ketika nanti kamu menjadi seorang CS kamu harus bekerja sesuai dengan standar pelayanan customer service yang pada intinya tidak jauh dari enam poin yang ada diatas. Meski biasanya panduan customer service pada setiap perusahaan dan instansi berbeda namun tidak akan melenceng jauh dari syarat utama untuk menjadi seorang customer service yaitu penampilan dan attitude yang harus selalu diprioritaskan.

Nah demikianlah ulasan mengenai salah satu posisi pekerjaan Customer Service. Bagi anda yang berminat untuk menjalani profesi ini, semoga artikel ini dapat bermanfaat dan menjadi referensi anda.